Günümüzde dijitalleşmenin hızla ilerlemesiyle birlikte iş dünyasında birçok işlem elektronik ortama taşınmaktadır. Bu dönüşümde en önemli adımlardan biri de faturalamanın elektronik ortama geçişi olmuştur. E-fatura ve e-arşiv, bu dönüşüm sürecinde sıklıkla karşılaşılan ve birbirine karıştırılan iki kavramdır. Bu yazıda, e-fatura ve e-arşiv arasındaki farkları detaylı bir şekilde ele alacak ve işletmelerin bu konuda doğru kararlar almalarına yardımcı olacağız.
1. E-Fatura Nedir?
-
E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan bir fatura türüdür. E-fatura, tamamen dijital bir süreç olup, kağıt faturaların yerini almıştır. E-fatura kullanımı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu kılınan bir uygulamadır.
-
Özellikleri:
- Elektronik ortamda düzenlenir: Kağıt fatura yerine elektronik ortamda oluşturulur.
- GİB tarafından onaylanır: Fatura, GİB sistemleri üzerinden onaylanır ve alıcıya iletilir.
- Kağıt çıktı alınamaz: E-fatura, tamamen dijital bir belge olduğundan kağıt çıktı alınamaz.
- UBL-TR formatı: E-fatura, UBL-TR (Universal Business Language – Türkiye) formatında oluşturulur.
- Mali mühür ve zaman damgası: Faturanın güvenliği ve bütünlüğü için mali mühür ve zaman damgası ile imzalanır.
2. E-Arşiv Nedir?
E-arşiv, e-fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin veya son kullanıcılara düzenlenen elektronik faturalardır. E-arşiv, e-faturanın bir alt kümesi olarak düşünülebilir. E-arşivde de faturalar elektronik ortamda oluşturulur ancak GİB tarafından aynı şekilde onaylanmaz.
-
Özellikleri:
- Elektronik ortamda düzenlenir: E-fatura gibi elektronik ortamda oluşturulur.
- GİB’e günlük raporlama: Gün sonunda düzenlenen e-arşiv faturalarının bilgileri, GİB’e günlük olarak raporlanır.
- Kağıt çıktı alınabilir: E-arşiv faturalarından kağıt çıktı alınabilir.
- Format serbestliği: E-arşivde özel bir format zorunluluğu yoktur
- Mali mühür zorunluluğu yok: Mali mühür kullanımı zorunlu değildir.
3. Hangi Durumlarda Hangi Belge Kullanılmalıdır?
- E-fatura: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-fatura uygulamasına dahil edilen tüm mükelleflerin birbirlerine kestikleri faturalarda e-fatura kullanımı zorunludur.
- E-arşiv: E-fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin veya son kullanıcılara kesilen faturalarda e-arşiv kullanılır. Örneğin, bir esnafın bir tüketiciye kesmiş olduğu fatura e-arşiv olarak düzenlenir.
4. Neden E-Fatura ve E-Arşiv Kullanılmalıdır
- Verimlilik: Kağıt işlerinin ortadan kalkmasıyla süreçler hızlanır ve verimlilik artar.
- Maliyet düşürücü: Kağıt, baskı, kargo gibi maliyetler ortadan kalkar.
- Çevre dostu: Kağıt kullanımı azalır ve çevreye duyarlı bir yaklaşım benimsenir.
- Güvenlik: Elektronik ortamda saklanan belgeler daha güvenlidir
- Veri analizi: Elektronik veriler sayesinde daha detaylı analizler yapılabilir.
Sonuç
-
E-fatura ve e-arşiv, işletmelerin faturalama süreçlerini dijitalleştiren ve verimliliği artıran önemli araçlardır. İşletmelerin, hangi belgeyi kullanacaklarına karar verirken alıcılarının e-fatura mükellefi olup olmadığını göz önünde bulundurmaları gerekmektedir. Doğru belge türünü seçmek, hem işletmenin hem de vergi idaresinin işlerini kolaylaştıracaktır.
